L’assemblea condominiale in videoconferenza non è più una misura nata per tamponare l’emergenza sanitaria. Con la Legge 126 del 2020, che ha modificato l’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile, le riunioni da remoto sono entrate stabilmente nel quadro normativo.
Negli ultimi anni molti amministratori hanno continuato a usarle, soprattutto nei condomìni numerosi o quando mettere insieme tutti nello stesso luogo diventa complicato. Però il punto resta sempre lo stesso: la videoconferenza non può essere improvvisata.
Non basta inviare un link su WhatsApp e aprire la riunione. Perché le delibere siano valide servono alcune condizioni precise, a partire dalla possibilità per tutti i condomini di partecipare realmente, intervenire e votare senza ostacoli tecnici. In caso contrario, il rischio di impugnazioni è concreto.
Ed è proprio qui che spesso nascono i problemi: convocazioni poco chiare, piattaforme scelte all’ultimo momento, verbali incompleti. Errori che possono trasformare una soluzione comoda in un contenzioso evitabile.
Il quadro normativo
Prima di organizzare qualsiasi riunione a distanza, è fondamentale capire su quali basi giuridiche si regge. La norma di riferimento è chiara: la modalità telematica è ammessa solo se ricorre almeno una di due condizioni. La prima è che la maggioranza dei condomini abbia espresso il proprio consenso preventivo. La seconda è che il regolamento condominiale la preveda già espressamente.
Sul primo punto, vale la pena essere precisi: per “maggioranza dei condomini” si intende la maggioranza per teste, non per millesimi. Se in un condominio ci sono dieci proprietari, ne servono almeno sei favorevoli.
Il via libera dei condomini alla videoconferenza dovrebbe essere raccolto in forma scritta, anche tramite e-mail o altri strumenti telematici, così da lasciare una traccia verificabile.
C’è poi un’altra strada, più stabile: inserire direttamente nel regolamento condominiale la possibilità di svolgere le assemblee online. La proposta può essere discussa in qualsiasi assemblea, purché venga inserita all’ordine del giorno.
Per approvare la modifica servono almeno 500 millesimi e la maggioranza dei presenti. Diverso il caso dei regolamenti contrattuali: lì l’accordo deve essere unanime. E spesso è proprio questo il passaggio più complicato.
Convocazione dell’Assemblea condominiale online
La convocazione dell’assemblea condominiale online segue le stesse regole di quella tradizionale, con qualche aggiunta specifica. L’avviso va spedito almeno cinque giorni prima della riunione tramite raccomandata, PEC, fax o consegna a mano. Dentro, oltre alla data, all’ora e all’ordine del giorno, devono comparire la piattaforma che verrà usata, il link di accesso e le eventuali credenziali.
Un punto che spesso viene trascurato riguarda chi non dispone di una connessione adeguata o di dispositivi compatibili. L’amministratore ha il dovere di garantire un’alternativa accessibile a tutti, come la partecipazione telefonica, perché nessun condomino venga di fatto escluso dalla riunione.
Sul fronte delle piattaforme, la legge non impone strumenti specifici. L’unico vincolo è la conformità al GDPR: soluzioni come Google Meet, Zoom o Microsoft Teams soddisfano questo requisito.
È comunque buona pratica fare un test tecnico qualche giorno prima, per non trovarsi a gestire problemi di connessione nel bel mezzo delle votazioni.
Assemblea mista: quando alcuni sono in presenza e altri da remoto
La formula più diffusa nella pratica è quella dell’assemblea mista, dove una parte dei condomini si trova fisicamente nel luogo designato e un’altra partecipa in videoconferenza. In questo caso l’avviso di convocazione deve contenere entrambe le informazioni: l’indirizzo fisico e il link alla stanza virtuale.
Chi è presente in sala deve poter vedere e sentire chi è collegato da remoto e viceversa. Significa che vanno predisposti schermi, microfoni e un sistema audio che consenta una comunicazione simmetrica tra i due gruppi.
Un’assemblea in cui i partecipanti da remoto non riescono a sentire o intervenire non è tecnicamente valida.
Come si vota e come si verbalizza
Le votazioni possono avvenire in diversi modi: tramite gli strumenti integrati nella piattaforma, per alzata di mano visibile in video, per appello nominale, oppure tramite messaggio in chat, purché la manifestazione di voto avvenga durante la riunione e non in un momento successivo.
Il presidente dell’assemblea verifica le presenze all’inizio, registra le deleghe pervenute (anche via email, purché scritte e firmate) e, in caso di disconnessioni improvvise, sospende il voto finché tutti non sono nuovamente collegati.
Tutto viene poi riportato nel verbale firmato dal presidente, che va trasmesso a tutti i condomini con le stesse modalità usate per la convocazione.
Vale la pena ricordare che i quorum deliberativi non cambiano rispetto a un’assemblea classica. Che si voti in presenza o davanti allo schermo, le maggioranze richieste dall’articolo 1136 del Codice Civile restano le stesse.
Quando e come si può impugnare una delibera online
Le regole sull’impugnazione non cambiano per il fatto che l’assemblea si è tenuta da remoto. Un condomino dissenziente ha 30 giorni dalla delibera per contestarla; uno assente ha 30 giorni dalla comunicazione del verbale.
I motivi più ricorrenti di impugnazione riguardano la convocazione irregolare (avviso tardivo o privo dei dati sulla piattaforma), l’esclusione di un condomino per problemi tecnici a lui non imputabili, l’assenza del consenso preventivo richiesto dalla legge o il mancato raggiungimento dei quorum. In questi casi il vizio è di annullabilità, non di nullità: chi non agisce entro i termini perde il diritto di contestare.
In presenza di dubbi sulla regolarità di quanto avvenuto, il primo passo è sempre chiedere chiarimenti all’amministratore. Se le risposte non convincono, è opportuno rivolgersi a un legale prima che scadano i termini.
Un strumento utile, se usato con rigore
L’assemblea condominiale online funziona, e in molti casi semplifica la vita a tutti. Ma è uno strumento che richiede attenzione: basta un avviso incompleto, una piattaforma non testata o la mancanza del consenso preventivo per esporre le delibere al rischio di impugnazione.
Chi amministra un condominio farebbe bene a costruire una prassi consolidata, documentando ogni passaggio e verificando di volta in volta se il consenso è già acquisito o va rinnovato. La comodità della videoconferenza vale la pena solo quando la procedura regge a uno scrutinio attento.
