Il passaggio di consegne tra amministratori richiede una procedura specifica da seguire; si va oltre la semplice formalità perché ci sono bilanci, contratti e altri documenti da restituire. Ecco cosa c’è da sapere su questa procedura.
Quando scatta l’obbligo di consegna
Quando finisce il mandato, l’amministratore di condominio deve consegnare tutta la documentazione. Subito. Vale se l’incarico scade, se non viene rinnovato, in caso di revoca da parte dell’assemblea o anche dal giudice.
Il principio è scritto nell’articolo 1129 del Codice civile, modificato con la riforma del condominio del 2012: registri, conti, contratti, verbali e ogni altro documento devono passare al nuovo amministratore oppure ai condomini.
Niente “attendo il saldo e poi consegno”. Su questo la giurisprudenza è netta. La Cassazione, in diverse pronunce, ha chiarito che l’amministratore uscente non può trattenere le carte come forma di pressione per ottenere compensi arretrati o rimborsi.
Le due questioni viaggiano su binari diversi: da una parte c’è il diritto a essere pagato, dall’altra l’obbligo di restituire la documentazione del condominio.
Cosa deve consegnare l’amministratore uscente
L’elenco è lungo, e vale la pena conoscerlo nel dettaglio perché ogni documento mancante può creare problemi concreti alla gestione successiva.
Tra i documenti fondamentali ci sono: il libro dei verbali assembleari, il regolamento di condominio, le tabelle millesimali, il codice fiscale del condominio, gli estratti conto bancari e tutta la documentazione relativa al conto corrente condominiale.
Poi l’anagrafe condominiale aggiornata, la polizza assicurativa dello stabile, i certificati di prevenzione incendi, la conformità degli impianti, i contratti di manutenzione e quelli di appalto.
Vanno consegnati anche fatture, quietanze, documenti fiscali, la corrispondenza con fornitori e condomini, il timbro del condominio, le chiavi di portone e degli spazi comuni, il libretto degli assegni se ancora in uso, la documentazione su eventuali cause legali in corso, i versamenti contributivi (Inps, Inail), le buste paga del personale dipendente se presente.
E poi c’è il documento di chiusura di cassa, forse il più delicato di tutti. Verificare che i conti tornino è fondamentale per capire se ci sono ammanchi, versamenti non effettuati o somme da recuperare dai condomini morosi.
Il verbale di consegna tra amministratori: come funziona
Il modo corretto per formalizzare il passaggio è redigere un verbale scritto, firmato da entrambe le parti, che elenchi uno per uno tutti i documenti trasferiti. Questo atto, che tecnicamente si chiama verbale di consegna, ha un valore pratico enorme: in caso di contestazioni future permette di stabilire con precisione cosa è stato consegnato e cosa eventualmente mancava.
Un dettaglio che spesso sfugge: la firma del verbale da parte del nuovo amministratore non equivale a riconoscere i debiti del condominio nei confronti del predecessore.
La Cassazione ha chiarito questo punto in modo netto. Il nuovo amministratore che sottoscrive il verbale prende atto di cosa ha ricevuto, non si assume responsabilità per eventuali anticipazioni fatte dall’amministratore uscente.
Quanto ai tempi, il Codice civile non fissa una scadenza precisa. La prassi consolidata suggerisce di attendere almeno 30 giorni dalla delibera di nomina, in modo da lasciar trascorrere i termini per eventuali impugnazioni. Passato quel mese, la consegna deve avvenire senza ulteriori ritardi.
Chi deve portare i documenti
Anche su questo punto la giurisprudenza ha detto la sua. Non è compito del nuovo amministratore andare a ritirare le carte presso lo studio del predecessore.
È l’amministratore uscente che deve consegnare personalmente la documentazione all’indirizzo indicato dal subentrante, senza pretendere rimborsi spese o compensi aggiuntivi per questo adempimento. La semplice messa a disposizione dei documenti presso il proprio ufficio non è sufficiente.
Cosa succede se l’amministratore non consegna i documenti
Se l’amministratore uscente non adempie, il nuovo professionista non è costretto ad aspettare. Può agire immediatamente, anche senza una delibera assembleare che lo autorizzi, chiedendo al giudice un provvedimento d’urgenza che ordini la consegna.
Lo strumento è il ricorso ex art. 700 del Codice di procedura civile, ma ci sono anche altre strade percorribili: il sequestro giudiziario, il procedimento monitorio, la procedura sommaria di cognizione.
A tutto questo si aggiunge la responsabilità per i danni. Se la mancata consegna blocca la gestione dell’edificio e il condominio ne soffre conseguenze concrete, l’ex amministratore risponde economicamente dei danni dimostrati.
Ma c’è anche il profilo penale, e non è da sottovalutare. La Cassazione ha confermato condanne per appropriazione indebita nei confronti di amministratori che, dopo la revoca, si sono rifiutati di restituire la documentazione continuando di fatto a comportarsi come se fossero ancora in carica.
Trattenere i documenti per ricavarne un vantaggio, anche indiretto, come quello di poter continuare ad avanzare pretese sul condominio, configura il reato previsto dall’art. 646 del Codice penale.
E se il rifiuto persiste nonostante un’ordinanza del giudice civile, si aggiunge il reato di mancata esecuzione dolosa di provvedimento del giudice, previsto dall’art. 388 del Codice penale.
Non è un’ipotesi teorica. Ci sono sentenze, alcune recenti, che hanno condannato ex amministratori proprio per questo. Il messaggio è chiaro: finito il mandato, i documenti non appartengono più a chi li ha gestiti ma al condominio stesso e devono tornare ai legittimi proprietari.
