Sapere quali documenti può richiedere un condomino all’amministratore non è una questione di secondaria importanza. Però molti non conoscono I limiti, quali sono le possibilità e cosa dice la legge. Analizziamo insieme la situazione.
Cosa deve conservare l’amministratore
Prima di capire cosa si può richiedere, vale la pena fare chiarezza su cosa l’amministratore è tenuto a tenere. La lista è più lunga di quanto si pensi. Ci sono i registri classici: il registro di anagrafe condominiale, il registro dei verbali assembleari, quello delle nomine e revoche e il registro di contabilità. Fin qui niente di sorprendente. Ma la documentazione non si esaurisce qui.
L’amministratore deve conservare anche tutti i documenti giustificativi delle spese: fatture, ricevute, contratti con le ditte appaltatrici, estratti conto bancari (il conto corrente condominiale è obbligatorio per legge), polizze assicurative, preventivi e consuntivi. In pratica, tutto ciò che serve a dimostrare una gestione trasparente e corretta. Il termine di conservazione è di dieci anni dalla data di registrazione, come stabilisce l’art. 1130, comma 8, del Codice civile.
Il diritto di accesso ai documenti condominiali: cosa dice la legge
L’art. 1130-bis del Codice civile è abbastanza chiaro: ogni condomino, ma anche il titolare di un diritto reale o di godimento sull’unità immobiliare (affittuario, usufruttuario, comodatario), può prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in qualsiasi momento, senza dover aspettare l’assemblea annuale e senza dover spiegare i motivi della richiesta. Può anche estrarne copia, a proprie spese.
La Cassazione ha poi ribadito più volte che questo diritto non è subordinato al pagamento regolare delle quote condominiali. Anche i morosi possono accedere alla documentazione. E l’amministratore non può condizionare la visione al saldo di eventuali arretrati. Questo è un punto su cui spesso si creano equivoci, e vale la pena tenerlo a mente.
Come fare la richiesta: modalità e tempi
Non esistono formule obbligatorie secondo la legge condominiale. La richiesta si può fare via email, PEC, sms o anche verbalmente. Detto questo, la via preferibile resta la PEC o almeno una email scritta: in caso di contestazioni successive, avere la prova dell’invio può fare la differenza. L’importante è specificare quali documenti si intende visionare e indicare la propria disponibilità a recarsi presso lo studio dell’amministratore.
Perché lo studio dell’amministratore? Perché il diritto si esercita, di norma, recandosi fisicamente dove i documenti sono conservati. L’amministratore non è tenuto a spedire per posta o via mail tutta la documentazione richiesta, né a depositarla integralmente da qualche parte. Può però farsi carico di produrre le fotocopie, addebitandone i costi vivi al richiedente. La legge non fissa un termine preciso entro cui deve rispondere, ma la risposta deve essere tempestiva, e un ritardo ingiustificato può essere contestato.
Prendere visione è gratis: ecco cosa si paga davvero
La semplice visione dei documenti è completamente gratuita. L’amministratore non può addebitare nulla per il tempo impiegato a mettere a disposizione i registri, né può far pagare come prestazione professionale il fatto di rispondere a una richiesta di accesso. Si tratta di un obbligo che rientra nel suo mandato e che è già compreso nel compenso annuale.
Se invece si vuole estrarre copia della documentazione, le spese per le fotocopie ricadono sul richiedente. Il condomino può portare con sé smartphone, scanner portatili o altri strumenti di riproduzione e fotografare i documenti senza che l’amministratore possa opporsi. I documenti condominiali appartengono all’intera compagine e non sono soggetti ai limiti della normativa sulla privacy nell’ambito del rapporto condominiale.
Cosa non si può chiedere e cosa non va fatto
Il diritto di accesso ha però dei confini. Non si può pretendere di ricevere a domicilio, in copia, tutta la documentazione degli ultimi dieci anni. Una richiesta simile, secondo la giurisprudenza di merito, può configurarsi come vessatoria e contraria a buona fede, soprattutto se formulata con termini ristrettissimi e senza mettere a disposizione alcun rimborso per le spese di copia.
Analogamente, la richiesta non deve interferire con l’attività amministrativa ordinaria, né trasformarsi in uno strumento di pressione o di boicottaggio. Il Tribunale di Avellino, con sentenza del marzo 2016, ha giudicato non conforme a correttezza una richiesta inviata in piena estate, con un termine di soli cinque giorni per consegnare l’intera documentazione giustificativa di più esercizi.
Se l’amministratore rifiuta: i rimedi a disposizione
L’amministratore che impedisce ingiustificatamente l’accesso alla documentazione espone il condominio a una causa. Il primo strumento disponibile è il ricorso d’urgenza ex art. 700 c.p.c., che richiede la dimostrazione del fumus boni iuris (la fondatezza del diritto) e del periculum in mora (il rischio di un danno imminente). Se accolto, il giudice ordina all’amministratore di esibire i documenti.
In alternativa, si può procedere con un ricorso per decreto ingiuntivo per la consegna dei documenti (art. 633 c.p.c.) o con il procedimento sommario di cognizione ex art. 702-bis c.p.c. Le strade processuali non mancano.
Un chiarimento importante riguarda il soggetto da citare in giudizio. Il Tribunale di Napoli, con sentenza n. 988 del 30 gennaio 2025, ha confermato l’orientamento prevalente: il legittimato passivo è il condominio, rappresentato dall’amministratore in qualità di mandatario. L’obbligo di garantire l’accesso ai documenti non è personale dell’amministratore, ma deriva dal mandato che i condomini gli hanno conferito. Questa distinzione non è solo teorica: significa che eventuali condanne ricadono sul condominio e che la tutela del condomino rimane integra anche in caso di cambio di amministratore nel corso del procedimento.
L’amministratore uscente e i documenti che non restituisce
Un capitolo a parte merita la situazione in cui l’amministratore cessa il mandato e non consegna la documentazione al successore. In questo caso, dopo una formale diffida inviata tramite raccomandata a.r. o PEC, è possibile sporgere denuncia per appropriazione indebita. Il nuovo amministratore, dal canto suo, può agire in via civile ottenendo dal giudice un decreto ingiuntivo che ordini la consegna.
In definitiva, il diritto di accesso alla documentazione condominiale è uno strumento concreto di controllo democratico sulla gestione del palazzo. Conoscerne le regole, le modalità e i limiti aiuta a esercitarlo in modo efficace, senza incorrere in comportamenti che possano essere giudicati scorretti o strumentali.
